印刷もスキャンもせずにPDFへ署名する

印刷して、署名して、スキャンして、送る。四つの手間と、インクの残ったプリンターと、出したときより悪くなって戻ってくる書類。署名をPDFに直接置けばこれらは全部なくなり、受け取る側にもよいファイルが届きます。

スキャン経由が失わせるもの

スキャンしたページは写真です。テキスト層が消えるので、受け取った側は契約書を検索することも引用することもできません。ファイルは何倍にも膨らみます。ページはわずかに傾いて届き、濃さもページごとにばらつきます。相手側でもう一度スキャンされれば画質はさらに落ちます。どれも致命傷ではありませんが、往復のたびに書類は扱いにくくなります。

直接置く手順

署名ツールでPDFを開き、署名を一度描き、線の上にドラッグして書き出す。ページはテキスト層を保ち、座標も崩れず、ファイルサイズも元のまま近い値に収まります。日付や氏名の欄は手書きではなく入力にすれば、読みやすさの問題も同時に片付きます。

それでも紙が必要な場面

インクが残る場面もあります。公証を要する行為、不動産や相続の書類の一部、物理的な原本を明示的に求める機関。その場合は一度だけ印刷して署名し、グレースケール300 dpiでスキャンしてください。この設定なら文字は読めるまま、ファイルも巨大になりません。